Barauslagen durch Kolleg*innen
IMMER: Genehmigung* von der Leitung des Labors für betriebswirtschaftliche EDV-Anwendungen einholen, wenn es sich um Soft- und/oder Hardware handelt. Alle anderen Fälle laufen über das Labor für Kommunikation (Moderationsmaterial etc.) oder das Dekanat.
Niemals (!!!) etwas kaufen, was teurer als 150 Euro brutto ist. In dem Fall vorab über fb1-it einen Bestellschein erzeugen lassen (erfolgt logischerweise zusammen mit Punkt 1).
Wenn unter 150 Euro Brutto oder über Bestellschein bestellt und der Bestellschein zurück ist: Bestellen auf eigene Kosten - ABER MIT BHT und eurem Namen ALS RECHNUNGSEMPFÄNGER!!!. Muster: Berliner Hochschule für Technik, Prof. Dr. Max Musterfrau, Luxemburger Straße 10, 13353 Berlin, Umsatzsteuer-ID: DE811742349.
Wenn Rechnung inkl. des dort vermerkten Zahlungsweges (Sofortkauf, Paypal, Kreditkarte ....) da ist: Barauslagezettel vorbereiten, jeweils aktuelle Fassung Fin04, vgl. https://www.bht-berlin.de/748#c977.
Beleganhang erzeugen: Rechnung plus Abbuchungsbeleg oder Auszug der Kreditkartenabrechnung anhängen.
Genehmigung (s. 1.), Barauslagezettel und Beleganhang an fb1-it(at)bht-berlin.de schicken.
FB1-it ergänzt mit den Daten der Kostenstellen etc., und zeichnet gegen. FB1-it schickt dann alles digital an rechnungen(at)bht-berlin.de, cc an den Besteller, mit dem Betreff: I B 11 – 100400.
*) Die Genehmigung erfolgt schriftlich. Bitte diese Genehmigung zusammen mit dem Barauslagezettel und Beleganhang einreichen. Die Genehmigung gilt (sofern nicht anders vereinbart) 1 Monat, solange sind die Gelder reserviert.
Hinweis: Wenn Software über eine Rechnung OHNE Barauslage gekauft werden kann, so mag das der Haushalt lieber als eine Barauslage. In dem Fall übernimmt fb1-it den gesamten Prozess.
ABER: Bei Abonnements kündigt fb1-it nach der Bestellung sofort zum Ende des bestellten/genehmigten Subskriptionszeitraums.
Prof. Dr. Annette Bobrik, 18.12.2023
